FAQ – Unternehmensgründung

Die Fragen und administrativen Probleme, die Sie sich auf dem Weg zur Selbständigkeit stellen, sind vielfältig.

An erster Stelle steht die Formulierung der Geschäftsidee. Daran knüpft eine Reihe von Fragen, die sowohl von rechtlicher als auch finanzieller Natur sind. Die rechtlichen Fragen ergeben sich vor allem aus dem Steuer-, dem Sozialversicherungs-, dem Gesellschaftsrecht und der Gewerbeordnung.

Hinsichtlich des Gewerberechts stellt sich die Frage, ob Sie für diese Tätigkeit eine Gewerbeberechtigung benötigen.

Eine ganz wichtige Entscheidung ist aber auch die Wahl der richtigen Rechtsform. Das heißt, wollen Sie als Einzelunternehmerin bzw. Einzelunternehmer auftreten oder soll eine Gesellschaft gegründet werden. Dies hängt zum einen davon ab, ob Sie mit einem Partner zusammenarbeiten wollen, zum anderen auch von den rechtlichen Rahmenbedingungen. Den Rahmen stecken hier vor allem das Steuer-, das Sozialversicherungs- und das Gesellschaftsrecht.

Wollen Sie eine Gesellschaft gründen und sind anfangs eher niedrige Gewinne oder gar Verluste zu erwarten, sollten Sie sich aus steuerlicher Sicht eher für eine Personengesellschaft und nicht für eine Kapitalgesellschaft entscheiden. Personengesellschaften sind die offene Gesellschaft (OG) und die Kommanditgesellschaft (KG).

Andererseits darf man hier nicht den haftungsrechtlichen Aspekt außer Acht lassen. Eine Kapitalgesellschaft in Form einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) bietet den Vorteil, dass man als Gesellschafter grundsätzlich nur bis zur Stammeinlage haftet. Diese beträgt mindestens € 10.000,00 (ab 2024) und muss zur Hälfte in das Vermögen der Gesellschaft einbezahlt werden.

Hinsichtlich der Finanzierungsfrage benötigen Sie bei einer Kreditaufnahme einen Finanzplan für die Bank.

In der Anlaufphase eines Betriebs können unerwartet hohe Kosten entstehen. Um in dieser Phase die Liquidität und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern, ist es notwendig, den Kapitalbedarf genau zu ermitteln.

Investitionen, die im Zuge einer Betriebsgründung zu leisten sind, betreffen in erster Linie das Anlagevermögen (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Büroausstattung). Bei der Ermittlung des Kapitalbedarfs müssen Nebenkosten wie Grunderwerbssteuer, Notariatskosten, Gebühren und Kosten der Kapitalbeschaffung beinhaltet sein. Weiters sollte eine Reserve berücksichtigt werden.

In Produktionsbetrieben sollten Sie den notwendigen jährlichen Materialverbrauch für einen angestrebten Jahresumsatz ermitteln. In diesem Zusammenhang dürfen die Kosten der Lagerung nicht vergessen werden. Bei Einzelhandelsgeschäften ist es wichtig, den Umfang der Ladenausstattung festzustellen. Über die von den Lieferantinnen und Lieferanten erfragten Einkaufspreise ist der Wert des notwendigen Warenbestandes zu ermitteln.

Ein wichtiger Tipp: Planen Sie eine ausreichende Reserve ein. Denken Sie an möglicherweise „Unvorhersehbares“. Reduzieren Sie Ihren Betriebsmittelbedarf durch sofortige Rechnungslegung, rationale Lagerhaltung, konsequente Zahlungsüberwachung und durch ein geordnetes Mahnwesen.

Nach Ermittlung des Kapitalbedarfs berechnen Sie, welchen Teil Sie davon selbst aufbringen können. Es gibt keine allgemein gültige Regel, wie viel Eigenkapital Sie aufbringen sollen. Dies ist stark branchenabhängig.

Die Differenzsumme zwischen Ihrem ermittelten Kapitalbedarf und dem Eigenkapital muss durch Fremdkapital aufgebracht werden. Fremdkapital wird in erster Linie durch Kredite bereitgestellt.

Folgende Hauptgruppen von Krediten sind zu unterscheiden: Investitionskredit, Leasing, Kontokorrentkredit, Lieferantenkredit.

Investitionskredite dienen zur Finanzierung des Anlagevermögens (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Büromöbel). Diese Kredite werden langfristig gewährt, d. h. sie haben eine Laufzeit von etwa 4 bis 20 Jahren. Annuitätendarlehen haben den Vorteil, dass die Rückzahlungsbeträge über die gesamte Laufzeit gleich bleiben und so die Aufwendungen in den ersten Jahren niedriger als bei Ratendarlehen sind. Damit können etwaige Anlaufschwierigkeiten besser überbrückt werden. Bei Ratendarlehen ist der Betrag, den Sie pro Jahr für Zinsen aufbringen müssen, in den ersten Jahren höher als beim Annuitätendarlehen, nimmt dann aber stetig ab.

Unser Tipp: Beurteilen Sie die Kosten eines Kredits nie ausschließlich nach der Höhe der Zinsen! Um die tatsächlichen Kosten eines Kredits richtig abschätzen zu können, benötigen Sie genaue Informationen über: Zinssatz, Laufzeit des Kredits, Anzahl der Raten und deren Fälligkeit, Nebenkosten des Kredits, Auszahlungs- und Bearbeitungsgebühren, Art der Zinsverrechnung (Termin, zu dem die Höhe des Zinsanteils der Rate bestimmt wird) und Art der Tilgungsverrechnung (Zeitpunkt, zu dem die Tilgung von der Restschuld abgezogen wird).

Noch ein wichtiger Hinweis: Überprüfen Sie, ob Sie einen geförderten Kredit in Anspruch nehmen können.

In Österreich gültige Rechtsformen für Ihr Unternehmen sind grundsätzlich:

• Einzelunternehmen
• Personengesellschaften wie zum Beispiel
  • offene Gesellschaft (OG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • stille Gesellschaft
• Kapitalgesellschaften wie zum Beispiel
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Flexible Kapitalgesellschaft (FlexKapG)
  • Aktiengesellschaft (AG)

Die Haftungsfrage hängt davon ab, ob ein Unternehmen in Form eines Einzelunternehmens, einer Personengesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft betrieben wird. Personengesellschaften sind die offene Gesellschaft (OG) und die Kommanditgesellschaft (KG).

Die am häufigsten vorkommende Form der Kapitalgesellschaft ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Als Einzelunternehmerin bzw. Einzelunternehmer haftet man persönlich und unbeschränkt. Persönliche Haftung bedeutet, dass man mit dem gesamten Firmen- und Privatvermögen für die Schulden einzustehen hat. Unter der Unbeschränktheit versteht man, dass die Haftung nicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt werden kann.

Errichtet man eine OG, haften die Gesellschafterinnen und Gesellschafter ebenfalls persönlich und unbeschränkt.

Bei einer KG haftet wenigstens ein Gesellschafter (Komplementär) persönlich und unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Kommanditisten haften grundsätzlich nur mit dem Betrag ihrer Hafteinlage. Die Höhe der Hafteinlage ist frei wählbar und wird im Firmenbuch eingetragen.

Bei einem Wechsel der Gesellschafter einer OG haften ausscheidende Gesellschafter für Schulden, die vor dem Ausscheiden entstanden sind, noch fünf Jahre nach dem Ausscheiden. Tritt man in eine schon bestehende OG ein, haftet man auch für alle zu diesem Zeitpunkt bestehenden Verbindlichkeiten.

Bei einer Kapitalgesellschaft (gleichermaßen GmbH wie AG) ist grundsätzlich eine Haftung der Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen ausgeschlossen. Vorsicht ist jedoch bei eigenkapitalersetzenden Leistungen (Gesellschafterkredite an nicht kreditwürdige Kapitalgesellschaft) geboten.

Die Entscheidung, welche Rechtsform gewählt werden soll, ist äußerst komplex. Dabei sind nicht nur steuerliche Überlegungen maßgeblich, sondern unter anderem auch sozialversicherungs-, zivil- und gesellschaftsrechtliche. Bei der Wahl der richtigen Rechtsform sollte daher unbedingt ein Experte zurate gezogen werden.

Wesentliche Entscheidungskriterien, ob eine Personengesellschaft oder eine GmbH das bessere „steuerliche Kleid“ für Ihr Unternehmen in der Zukunft ist, sind daher folgende Fragen:

• Wie hoch wird der Gewinn der Personengesellschaft bzw. der GmbH sein?
• Wie hoch werden die Investitionen sein, die für den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag oder für den Investitionsfreibetrag verwendet werden können?
• Wie hoch werden die Geschäftsführerbezüge bei der GmbH sein?
• Wie hoch werden die Ausschüttungen bzw. Privatentnahmen sein?

Nach dem GmbHG sind die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer der Gesellschaft gegenüber verpflichtet, bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt einer ordentlichen Geschäftsfrau bzw. eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Geschäftsführer, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, haften gegenüber der Gesellschaft zur ungeteilten Hand für den daraus entstandenen Schaden.

Einige der Haftungsfälle im Überblick

Die Geschäftsführer haften gegenüber der Gesellschaft z. B. wenn,

• gegen die Vorschriften des GmbH-Gesetzes oder des Gesellschaftsvertrages Gesellschaftsvermögen verteilt wird, namentlich Stammeinlagen oder Nachschüsse an Gesellschafter gänzlich oder teilweise zurückgegeben, Zinsen oder Gewinnanteile ausgezahlt, für die Gesellschaft eigene Geschäftsanteile erworben, zum Pfande genommen oder eingezogen werden,
• nach der Eröffnung des Insolvenzverfahrens noch Zahlungen geleistet wurden oder
• bei bestimmten Gesellschaften nicht unverzüglich eine Generalversammlung einberufen wurde, obwohl ein Verlust der Hälfte des Stammkapitals gegeben war oder die Eigenkapitalquote weniger als 8 % und die fiktive Schuldentilgungsdauer mehr als 15 Jahre betragen hat.

Die Haftung des Geschäftsführers besteht grundsätzlich gegenüber der Gesellschaft. Wird allerdings ein Gesetz verletzt, das zum Schutz des Gesellschafters besteht, kommt es zu einer unmittelbaren Haftung der Geschäftsführer gegenüber den Gesellschaftern. Dies ist der Fall, wenn z. B. Rechnungslegungs- und Auskunftspflichten nicht eingehalten wurden.

Haftungen gegenüber Dritten und Gläubigern treten auf z. B. bei

• Verletzung der Verpflichtung zur rechtzeitigen Insolvenzanmeldung,
• Nichteinhaltung von vorvertraglichen Aufklärungspflichten,
• Unlauterem Wettbewerb (Verstöße gegen das Unlauterer-Wettbewerbs-Gesetz (UWG)) und
• bei Zahlungen, die geleistet wurden, nachdem die Eröffnung eines Konkurses beantragt hätte werden müssen.

Ferner können sich Haftungsfälle auch gegenüber Behörden ergeben, z. B. für nicht entrichtete Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträge.

Die GmbH braucht bei der Gründung ein Mindestkapital von € 10.000,00 (ab 2024). Dieses muss wenigstens zur Hälfte vor Registrierung im Firmenbuch bar eingezahlt werden, wenn nicht Sondervorschriften vorliegen (z. B. bei Unternehmenseinbringung).

Über die Einzahlung des Stammkapitals stellt die Bank eine Bestätigung aus, die dem Firmenbuchantrag beizulegen ist.

Sowohl Personengesellschaften als auch Einzelunternehmen sind schnell und einfach gegründet. Vom Gesetz wird bei beiden kein Mindestkapital gefordert.

Bei einer Personengesellschaft besteht bei der Vertragsgestaltung Formfreiheit. Der Gesellschaftsvertrag kann schriftlich oder mündlich gemacht werden. Ein Notariatsakt ist nicht verpflichtend. Aus Beweisgründen ist ein schriftlicher Vertrag empfehlenswert. Die Gründung ist wesentlich günstiger als die Gründung einer GmbH.

Im Flexible Kapitalgesellschafts-Gesetz (FlexKapGG) wurde per 1.1.2024 eine neue Form der Kapitalgesellschaft geregelt. Diese Rechtsform ist in Anlehnung an das Aktienrecht möglichst flexibel gestaltet werden. Das GmbH-Gesetz gilt subsidiär. Als Bezeichnung für die neue Kapitalgesellschaft ist „Flexible Kapitalgesellschaft“ (abgekürzt „FlexKapG“) oder alternativ der englische Ausdruck „Flexible Company“ (abgekürzte „FlexCo“). Hier einige (unvollständige) Eckpunkte zur Flexiblen Kapitalgesellschaft:

• Durch eine Regelung im Gesellschaftsvertrag einer FlexCo können Umlaufbeschlüsse auch ohne individuelles Einverständnis aller Gesellschafterinnen gefasst werden.
• Für Anteilsübertragungen sowie für Übernahmeerklärungen ist eine Alternative zur Formpflicht des Notariatsakts möglich.
• Die Ausgabe von sogenannten „Unternehmenswert-Anteilen“ ist möglich. Unternehmenswert-Beteiligte (z. B. Investoren, Mitarbeitende) haben Anspruch auf ihren Anteil am Bilanzgewinn und am Liquidationserlös, sie haben jedoch keine Stimmrechte (mit Ausnahmen). Das Ausmaß aller Unternehmenswert-Anteile muss geringer als 25 % des Stammkapitals sein. Im Gesellschaftsvertrag ist vorzusehen, dass die Unternehmenswert-Beteiligten ein Mitverkaufsrecht haben, wenn die Gründungsgesellschafterinnen ihre Geschäftsanteile mehrheitlich veräußern.